Просто о бизнесе
Приветствуем вас, дорогие наши подписчики, на канале «Просто о бизнесе». У каждой организации есть документы, которые необходимо хранить. Это, как минимум, бухгалтерские документы: договора с клиентами, подписанные накладные и акты выполненных работ. Часто используются и дополнительные файлы, необходимые для выполнения конкретного заказа - это заявки, служебные записки, эскизы, дизайн-проекты и прочее. Если вы по старинке все это добро храните просто на компьютере без привязки к базе данных, то сильно рискуете. Рискуете в нужный момент не найти важный документ. Рискуете потратить на поиски слишком много времени. А самое главное, рискуете потерять ценные бумаги из-за неконтролируемого доступа к ним. Сейчас вашему вниманию будет представлена современная система хранения электронных документов. Классифицируйте свои документы, чтобы в любой момент за пару щелчков отобразить все файлы нужного вида. Привязывайте документы к клиентам или сотрудникам, дабы контролировать наличие требуемых файлов и их актуальность. А при истечении срока годности информационная система заранее вас об этом уведомит. Прикрепляйте электронные версии документации двумя способами. Либо указывайте ссылку на хранящийся на сервере документ, либо загружайте файл прямо в программу. Отслеживайте историю работы сотрудников с определенным документом. А какого рода файлы вам требуется хранить? Напишите об этом в комментариях. Подпишитесь на канал, чтобы оставаться на связи и в других выпусках узнать, как выкроить себе дополнительное время для отдыха, пока программа автоматически заполняет необходимые документы. Всем полной автоматизации и до скорых встреч!
Нами написана наглядная инструкция, которая поможет вам освоить эту и без того несложную программу.
Посмотрите, пожалуйста, полное видео программы, чтобы узнать про множество интересных возможностей.
Есть удобная возможность загрузить слайды программного продукта в виде файла презентации в формате Power Point.
Посмотрите ролики известных людей - интеллектуальной элиты - которая рассказывает о нашем программном обеспечении.
Чтобы заказать понравившуюся программу, перейдите, пожалуйста, в контактные данные и выберите удобный способ связи.
Система хранения электронных документов играет большую роль в управлении информацией. На протяжении последних десятилетий цифровизация процессов ведения бизнеса стала все более распространенной, и многие компании активно стали использовать документооборот в электронном виде. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на обработку и хранение бумажных документов, а также повысить качество обработки и безопасность данных. Система хранения электронных документов в организации может быть организована по-разному в зависимости от конкретных потребностей и задач компании. Рассмотрим некоторые важные аспекты, которые необходимо учитывать при выборе и организации при хранении электронных документов.
Хранение документов в системе электронного документооборота должно быть централизованным. Это позволяет собрать все электронные документы в едином месте и обеспечить удобный доступ к ним. Это может быть сделано с помощью электронных хранилищ, которые обеспечивают хранение, поиск и управление документами. Это позволяет сократить время, затрачиваемое на поиск необходимых документов, а также обеспечивает централизованный контроль над всеми документами. Классификация документов позволяет сортировать и организовывать электронные документы по различным параметрам. Использование автоматизации является важной составляющей данной системы. Осуществлять данные операции можно при помощи системы УСУ.
В программе можно вести любой тип документооборота, предусматривать различные классификации. Например, документы могут быть классифицированы: по типу, по дате, по автору или по категории. Это облегчает поиск и управление документами, а также помогает сократить время, затрачиваемое на обработку и поиск документов. Системы хранения документов электронные архивы могут быть разными, в зависимости от особенностей деятельности. Компания УСУ подберет для вас необходимый формат работы с документами, их хранения и даже резервного копирования. Специальные возможности могут рассматриваться под заказ.
Данная система нуждается в защите и конфиденциальности. Защита данных один из приоритетов в этой области, система хранения электронных документов в организации должна быть надежно защищена. Это может включать в себя: шифрование данных, использование паролей и ограничение доступа к документам. Кроме того, необходимо регулярно создавать резервные копии данных, чтобы обеспечить их сохранность в случае сбоев в системе. В программе УСУ можно разграничить права доступа для всех участников процессов, так можно усилить конфиденциальность. Также каждому участнику предоставляется свой логин и пароль, и все действия под учетной записью могут быть легко проверены администратором.
Компания УСУ может предоставить системы архивного хранения электронных документов. Мы можем учесть особенности вашей деятельности. Автоматизация УСУ поможет упростить многие процессы, связанные с хранением и обработкой документов, а также снизить затраты на их обработку. Например, в УСУ может использоваться автоматическая классификация документов, на основе определенных параметров, таких как: тип документа, автор, категория и дата. Это поможет значительно сократить время, затрачиваемое на сортировку и организацию документов. В УСУ доступна автоматическая индексация документов, которая позволяет ускорить процесс поиска документов, снизить затраты на обработку и повысить эффективность работы с документами. Вас ждет множество другие возможностей, узнайте об этом подробнее на нашем сайте.
ПРОСТО О БИЗНЕСЕ
